Case history: Loescher

PROFILO SOCIETARIO
La casa Editrice Loescher, fondata a Torino nel 1867 da Hermann Loescher, è una delle più grandi case editrici italiane specializzata in opere scolastiche, testi universitari e classici. Insieme alla casa D’Anna, nel 1989 è stata acquisita dal Gruppo Zanichelli, uno dei due maggiori gruppi editoriali in Italia specializzato in testi scolastici. Loescher ha un catalogo di circa 400 opere e ogni anno produce circa 40 opere nuove. La casa Editrice, situata a Torino, conta su un gruppo di 40 dipendenti ma si avvale di una rete che arriva fino a 300 collaboratori (impaginatori, grafici, studi esterni, autori, redattori) sparsi sul territorio.

LE NECESSITA’
La principale esigenza della casa editrice, era quella di avere a disposizione un sistema per ottimizzare, gestire e controllare i propri processi di produzione. Per una casa editrice, oltre alla qualità in ogni dettaglio del prodotto finito (qualità del testo, valore dei contenuti, della prestazione grafica, accuratezza delle immagini, ecc.) è di fondamentale importanza il controllo dei tempi di pubblicazione per immettere prodotti innovativi nei tempi giusti, in relazione anche ai prodotti della concorrenza.
L’obiettivo è riuscire a coordinare un processo produttivo che prevede l’intervento di molti attori (autori, editing, ricerca iconografica, correzione, impaginazione, giro di bozze, ricerca diritti, ecc.) in modo efficace ed efficiente.

LA SCELTA DELLA SOLUZIONE
Yooplus aveva già sviluppato per i manager di Loescher (amministratore delegato, responsabile Editoriale, responsabile della Produzione) una soluzione ad hoc che consentiva loro di disegnare i processi produttivi e controllarne lo stato d’avanzamento. Il sistema però era mirato alla sola raccolta e condivisione dei materiali dai quali si può dedurre lo stato d’avanzamento della produzione.
Oggi, soprattutto a seguito dell’ultima riforma dell’editoria, è fondamentale riuscire a produrre nuove opere in tempi ancora più ristretti. Di conseguenza è necessario un sistema più efficace nel coordinamento dell’attività di più di 300 persone.
Per raggiungere l’obiettivo, le applicazioni esistenti valutate si sono rivelate inappropriate perché molto verticali e specializzate. L’adozione di un sistema di Team Collaboration e Project Management basato sulla nuova tecnologia web 2.0 è una soluzione meno specializzata ma più rispondente agli obiettivi di efficienza.

WE+ WORKSPACE
La scelta di we+ come Enterprise Social Platform, è stata dettata da due componenti principali:

  • we+ non rappresenta solo una piattaforma di social Network ma è “project oriented”. Rispetto alle soluzioni presenti sul mercato, è quindi più adatta ad un ambiente aziendale finalizzato alla produzione e in cui la condivisione e la collaborazione sono il mezzo più efficace per raggiungere lo scopo;
  • la disponibilità del fornitore ad effettuare nuovi add-on mirati alla gestione di alcune particolari attività. Questo ha favorito la creazione di un sistema di Team Collaboration e Project Management con tutti gli strumenti tipici del web 2.0 (Blog, wiki, Tag cloud, calendar condiviso, ecc.) e la loro integrazione in moduli finalizzati al lavoro di produzione di una casa editrice.

I PUNTI CHIAVE
L’applicazione è stata progettata intorno alle tre specifiche componenti persone, tempo e conoscenze per valorizzare cinque aree:

  1. Project Management Asset: per una casa editrice, la produzione di un volume è un macroprogetto per la realizzazione del quale concorrono numerose attività; ognuna di esse è a sua volta un progetto condiviso da un team più ristretto e specializzato (autori, impaginatori, grafici, correttori, ecc.). In questo contesto, strumenti come Shared Calendar, Task Manager, Alert and Live Stream (email, RSS, Dashboard) To Do List, e Milestones diventano fondamentali.
  2. Knowledge Asset: strumenti e funzionalità come Wikis, Tagging, Personal Contents, Blog Posts, Shared Documents, Personal view of Interest, consentono di condividere l’informazione specializzata a beneficio delle lavorazioni.
  3. Controllo di produzione: semafori legati ai task, il calendario per il monitoring delle scadenze, la gestione dello stato di ciascun singolo file o di un intero task sono operazioni fondamentali per il controllo dello stato d’avanzamento. L’Alert via email legato alle varie azioni (invio file, download file, cambio semaforo) consentono di ridurre molto i tempi di attesa dei materiali per le successive lavorazioni, riducendo al minimo tutti i tempi latenti di produzione.
  4. Workflow di produzione: la produzione viene monitorata in tempo reale attraverso task alberati, moduli (add-on) specifici per la gestione del workflow di approvazione delle copertine, gestione delle richieste di particolari diritti.
  5. Sistem Integration: tramite web services è gestito sia il modulo d’integrazione con l’archivio proprietario sia l’integrazione con il sistema gestionale (ERP) con i moduli esterni (attraverso export standard di dati, strutture e stati). Questo in particolare consente di coordinare con particolare efficienza:
    • l’emissione ordini di lavorazione in base ai contratti e l’attivazione di progetti su we+ automatizzata;
    • le fasi gestionali contabili pilotate da we+, che esporta al gestionale lo stato d’avanzamento della produzione.

I BENEFICI
Nei prossimi mesi Loescher e D’Anna seguiranno la produzione della campagna 2011 con questo nuovo sistema. L’attività, a causa della nuova riforma della scuola, avrà un tempo di produzione molto più ristretto. La necessità, e quindi l’obiettivo principale, è quindi quello di:

  1. ridurre al minimo i tempi latenti. Per farlo occorre:
    • concentrare il knowledge in un unico ambiente centralizzato
    • facilitate l’allineamento reciproco sullo stato dei progetti, la partecipazione e l’auto apprendimento
    • fornire valore alle reti informali di relazioni
    • rendere subito disponibili dati e file appena pronti per la fasi successive mediante sistema di alert in real time
  2. ottimizzare i processi con:
    • l’implementazione del un workflow di processo
    • la gestione degli stati delle attività e dei singoli file da parte di specifici ruoli
    • la semplificazione del singolo processo per ruolo (parcellizzazione del lavoro, ampliamento trasversale del bacino di informazioni condivise)
  3. costruire un archivio di best practices attraverso:
    • la definizione di template di processo
    • il log dettagliato di tempi e azioni con possibilità di statistiche
    • il riutilizzo di materiale prodotto grazie al sistema di archiviazione e ricerche (immagini, diritti, disegni, testi, ecc.).

L’integrazione con l’archivio e l’ERP consentirà inoltre di ottimizzare il processo completo di controllo di produzione, minimizzando tempi e riducendo i costi.

IN CONCLUSIONE
L’obiettivo finale è quello di costruire un sistema completo e integrato all’interno della casa editrice. Tale sistema deve comprendere tutti i sistemi interni coordinati attraverso we+. We+ è il punto centrale di raccolta e condivisione dati, centro di produzione, pannello di controllo complessivo che consente di velocizzare e ottimizzare i processi produttivi. La condivisione complessiva di dati e funzioni, insieme alla definizione puntuale di ruoli e compiti, le integrazioni native con i sistemi preesistenti e un ambiente di lavoro semplice da usare rendono possibile tale obiettivo.

Ultimo aggiornamento: 7 ottobre 2009